För att Sverige ska bli framgångsrikt behöver våra företag ha förutsättningar och förmåga att växa. Tillväxtverkets uppdrag är att stärka företagens konkurrenskraft och när Covid-19 slog till blev det uppdraget med ens mycket större. På ekonomienheten skulle man plötsligt hantera 50.000 ärenden istället för det normala 20. Det blev en utvecklingsresa från en helt manuell process till en fullt ut automatiserad systemlösning med effektiva processer och hantering av återkrav.
Från 5 000 till 90 000 ärenden
Tillväxtverket är en statlig myndighet som arbetar för att stärka företagens konkurrenskraft. Som en följd av Covid-19 kom nya regler kring korttidsarbete, och Tillväxtverket fick uppgiften att administrera hanteringen av stöd kopplade till covid-19 pandemin.
Korttidsarbete kan användas när företag drabbas av tillfälliga ekonomiska problem till följd av att något oväntat händer, som exempelvis en pandemi. Det innebär att anställda går ner i arbetstid under en period samtidigt som staten går in och ger ekonomiskt stöd.
Från att tidigare hanterat cirka 5 000 ärenden per år, skulle Tillväxtverket under några veckor under senvintern/våren 2020 komma att hantera över 90 000 ärenden.
Initialt låg fokus på utbetalningar, att rädda företag i kris och undvika att människor skulle sägas upp. Över 90 000 ansökningar kom in, varav 75 000 beviljades till ett totalt belopp på 32 500 000 000 kronor. Stödet som betaldes ut var preliminärt, och kunde efter avstämning resultera i återkrav.
Den snabba hanteringen innebar att Tillväxtverket hela tiden utvecklade system, processer och rutiner parallellt med att ansökningarna kom in och hanterades. Allt detta i en miljö som, i allt väsentligt, var helt ny.
Verksamhetsutveckling och effektiv förändring
Ekonomiavdelningen på Tillväxtverket är central i hanteringen av alla de ekonomiska transaktioner som blir en följd av utbetalningar och återkrav.
Datanets uppdrag hos Tillväxtverket är att hjälpa ekonomiavdelningen att driva verksamhetsutveckling. Det innebär att identifiera de interna processerna och driva förändring där det är effektivt. Exempelvis integration mellan interna system men även med externa parter som till exempel Kammarkollegiet, den myndighet som hanterar de återkrav som leder till indrivning. Uppdraget innebär även att vara med i framtagandet av myndighetsövergripande processer och att ur ett ekonomiperspektiv se till att dessa processer redan i ett tidigt skede har en helhetssyn.
Till skillnad från handläggarorganisationen, som har vuxit med åtskilliga 100%, så är ekonomiavdelningen fortfarande en liten enhet. Det ställer krav på att arbeta effektivt och med hög grad av automatisering.
Strukturerad miljö som stöder arbetet
Tillväxtverket arbetar idag i en strukturerad miljö, där system, rutiner och processer stöder båda myndighetens arbete och de stödsökande. Ekonomiavdelningens arbete bedrivs effektivt och med klokt utnyttjande av befintliga resurser. Det finns fortfarande manuella inslag, men de stora flödena är idag automatiserade.
Efter att systemlösningen infördes så har ekonomienheten under 2021 hanterat ca 40 000 till 50 000 ärenden. Det ska jämföras med föregående år då ca 20 liknande ärenden hanterades helt manuellt. Det finns fortfarande potential att förbättra, men det finns också en upparbetad organisation och metod för att driva det arbete framåt.
”Göran har med sin gedigna system- och verksamhetserfarenhet bidragit enormt mycket i ekonomienhetens utvecklingsresa, från en helt manuell process till en fullt ut automatiserad systemlösning med effektiva processer för hantering av återkrav. Då Göran alltid har ett helikopterperspektiv i frågeställningar så har han varit drivande i att fånga utmaningar i andra processer, enheter och delar av projektet som påverkar ekonomienhetens processer. Göran har alltid en positiv inställning och ser möjligheter och lösningar för alla utmaningar där andra kanske ser problem och ”det går inte”.
Nils Stenmark, ansvarig för Ekonomiavdelningen i arbetet med korttidsstödet.